Planilhândia [PARTE II]: quanto mais complexa a planilha, maior é o seu valor.

O que eu aprendi usando e desenvolvendo planilhas? A primeira parte do artigo Planilândia você encontra aqui: https://goo.gl/D2Kwdp

Infelizmente as pessoas dão mais valor a planilha propriamente dita, principalmente se ela estiver cheio de "perfumaria", como macros e gráficos, do que o conceito que está envolvido ali. Exemplo, uma vez me deparei com uma planilha de Valuation de uma consultoria famosa, no qual avaliava empresas, tinha muitas funções envolvidas e ferramentas bem complexas, mas graves erros conceituais, além disso os inputs eram de difícil entendimento, complicando mais a vida do usuário e levando há muitos erros.

Além disso quer chamar atenção das pessoas, principalmente no linkedin, é só anunciar que você desenvolveu uma planilha de tal modelo e deixar o e-mail nos comentários. Você recebe muitas curtidas, compartilhamentos e comentários (Confesso já fiz isso algumas vezes). Esta fascinação que as pessoas têm é incrível, acham que vão resolver todos seus problemas. Quando recebem (se recebem), olham e arquivam em seus computadores, poucas são que aplicam no seu dia a dia a planilha recebida.

Ainda temos as planilhas que são vendidas, no qual são produtos de prateleiras. Neste últimos anos houve vários sites que vendem este produtos - não sou nada contra - mas já vários clientes que atendi, compraram estes produtos e nunca usaram, pois não tinham entendimento dos conceitos que envolviam a planilha, perdendo dinheiro e tempo.

Mesmo com a evolução dos sistemas, porque a dependência do Excel ainda é forte no meio corporativo?

Alguns anos atrás estava em uma apresentação de um B.I. (BUSINESS INTELLIGENCE), um dos desenvolvedores que estava apresentado o sistema disse uma frase que nunca esqueci: "Se não pode contra ele, se associe a ele". Esta frase resume que os sistemas estão se adaptando e se integrando com as planilhas para gerar informações para que o usuário possa fazer da maneira dele de uma forma simples e rápida. Isso é até incoerente, pois os B.I.s foram desenvolvidos para que os usuários não dependessem de planilhas e conseguissem formatar todas as informações necessárias de uma forma segura e rápida.

Mesmo com os melhores Sistemas de Gestão Integrado das Empresas (ERPs, B.Is e entre outros) faltam muitas vezes informações para tomada de decisão dos gestores, pelo fato das atividades do negócio evoluírem e sofrerem constantes alterações. Os sistemas instalados não conseguem acompanhar estas mudanças, peculiaridades e especificidades que cada negócio apresenta; assim, os departamentos de T.I. empresariais (sejam eles próprios ou terceirizados) se encontram com longos atrasos no atendimento de solicitações, despendendo assim de muito tempo e dinheiro para as modificações para aquela situação, ou fica até mesmo impossibilitado para qualquer tipo mudança, pois o sistema é fechado. Para resolver estes problemas os usuários de Excel decidiram que eles mesmos poderiam produzir os relatórios necessários para executar suas próprias análises e controles dos dados da empresa.

A maioria das pessoas que usam Excel, só conhece superficialmente.

Algumas estáticas em relação ao Excel de acordo com MrExcel.com [1]:

  1. Segundo a Microsoft, o usuário Médio do Office utiliza apenas 10 % dos seus recursos.
  2. Em uma pesquisa com 2000 leitores do MrExcel.com mostra que apenas 42% do usuários avançados estão usando algum dos 10 mais importantes e poderosos recursos do Excel.
  3. Esta ferramenta está localizada nos computadores de 600 milhões de usuários, a maioria nunca usou recursos do VBA.

Trabalhos muitas vezes simples se tornam complexos, pois a maioria dos usuários não têm o conhecimento de todos os recursos poderosos que a ferramenta oferece. Atualmente, a maioria das empresas utilizam o Excel como interface para seus sistemas de gestão, o que é preocupante quando não há domínio na ferramenta. Esse fato tem um lado negativo, pois ao recorrer ao Excel, muitos usuários não têm o domínio do software e suas ferramentas, e desenvolve planilhas com pouca eficiência, pois demoram muito tempo para importar os dados do sistema para a planilha, ao analisar as tabelas encontram erros causados por fórmulas e funções mal elaboradas, comprometendo a tomada decisão e não apresentando a confiabilidade necessária.

O mal uso de planilhas pode gerar perdas financeiras, direta ou indiretamente, sejam elas pelo tempo perdido ou por informações erradas para tomada de decisão. A NASA [2] amargou uma perda de US$ 600 milhões devido a um erro causado pela importação de dados de orçamento para planilhas. No exterior, alguns pesquisadores estudaram os erros em planilhas e chegaram a algumas causas. As mais comuns são deficiência no design da planilha, falta de documentação e erros de digitação e de fórmula. É comprovado que planilhas bem modeladas reduzem no tempo na execução de uma tarefa, diminuindo assim custos com pessoal e com serviço de T.I., além de melhorar na acurácia nos números analisados, ou seja, maior confiabilidade nas informações na tomada de decisão.

Com treinamento avançado, os usuários podem ser tornarem mais produtivos e assertivos?

Este questionamento é polêmico, a resposta é sim e não. O treinamento quando dado de uma forma prática e integrada, os usuários podem melhorar em sua produtividade até um certo limite, o grande problema da maioria dos treinamentos é que ensina as ferramentas e funções de uma forma simples e isolada. O problema que na vida real o uso de Excel você precisa usar diversas funções integradas para aplicação em resoluções problemas.

Outro agravante é o péssimo ensino de matemática, especialmente em nosso país [3] que prejudica a grande maioria dos usuários, no raciocínio e no desenvolvimento de planilhas mais eficientes. Só saber que existe a ferramenta ou função não torna o usuário em um expert, pois ele precisa de uma capacidade de desenvolvimento em resolução de problemas (desenvolvido na matemática) e lógica para criação e aplicação das fórmulas. O usuário precisa entender a situação, identificando a operação mais adequada para a resolução, e isso depende de uma leitura segura e de um processo interpretativo.

Mesmo com todas as evoluções dos sistemas, ainda o Excel reinará, seja em uma microempresa até grandes corporações, interferindo em análises e decisões de todos agentes envolvidos e dependendo do uso, acarretando em mais problemas do que soluções.

Anderson Pizzutti Bortolotto - formado em Física pela UEL e Administração de Empresas pela FECEA, como especialização em Engenharia de Produção e Educação Matemática pela UEL. Consultor em Finanças e Controladoria, além de ser professor de Física. Possui mais de 12 anos de experiência na área financeira e controladoria de empresas de grande e médio porte pelo Brasil. Também atuou no Mercado financeiro como Analista de Investimentos em um Fundo de Investimentos. Apaixonado por números, investimentos e cortar custos, além de mudar a sorte das empresas, principalmente aquelas com graves problemas financeiros.

Notas:

[1] Bill Jellen,VBA E MACROS Microsoft Excel 2013

[2] http://www.administradores.com.br/mobile/noticias/negocios/mau-uso-de-excel-gera-prejuizo-a-empresas/34754/

[3] http://educacao.estadao.com.br/noticias/geral,brasil-e-um-dos-piores-em-qualidade-de-ensino-de-matematica-e-ciencias,10000061150

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