Atualmente o Excel está instalado nos computadores de 600 milhões de usuários [1], sendo utilizado desde pequenas empresas, grandes corporações, bancos, fundos de investimentos e até grandes instituições governamentais como a NASA. É o software de tabelas e gráficos mais usado no mundo; mas por conta disso erros bilionários têm acorridos por causa do mau uso da ferramenta.
Ao finalizar a faculdade, fui trabalhar em uma indústria que faturava na época mais de 10 milhões de reais mensais. A empresa não possuía um ERP (sistema integrado de gestão), todos os controles eram realizados no Excel sendo um martírio o preenchimento das mesmas, pois tinha que atualizar mais de 10 planilhas por dia com as informações que eu coletava diariamente. Primeiro comecei a analisar que muitas informações de uma planilha eram as mesmas em outras, ou seja, conclui que estava fazendo retrabalho inútil e sem sentido. A partir daí decidi que não tinha jeito: teria que me envolver profundamente com aquela ferramenta. Relutei, mas se quisesse que minha “vida no trabalho” fosse mais leve, precisaria ser um usuário mais dependente da ferramenta. Na época ainda não existia o youtube, e os sites de curso de Excel eram poucos, então da maneira antiga e tradicional, comprei livros e comecei a estudar por conta.
Mesmo com todas as dificuldades, consegui a dominar algumas funções da planilha e começou a facilitar a minha vida, de 10 planilhas consegui transformar em 4 na época. Já não trabalhava mais 8 horas diárias preenchendo planilhas, mas agora somente a metade daquilo. Com o tempo “sobrando” comecei a desenvolver outros controles e tornar os atuais mais eficazes, ou seja, ganhei em produtividade e acurácia nas informações.
Como um bom pertencente da Geração Y, decidi que era hora de sair daquela empresa e ir para novos desafios. Com um emprego novo, mas basicamente com a mesma função, me deparei com os mesmos problemas. Planilhas e mais planilhas, parecia que aquele “karma” me perseguia, como já tinha alguma experiência e conhecimento, iniciei novamente a otimização do meu trabalho em planilhas. Continuei a me aprofundar nos estudos com o Excel. Depois de um certo tempo tive a minha primeira experiência “psicodélica” com macros, (nossa que aquilo foi demais), comecei a usar o gravador de macros, que é uma ferramenta que repete as operações feitas manualmente.
Aquela experiência era quase um êxtase quando apertava o “botãozinho” e via mais de 25 abas sendo atualizadas por macros que eu mesmo criei, era sensacional. Já começava a me achar o mago do Excel.
Infelizmente depois da euforia vem a depressão, no meu caso eram os malditos erros que davam, precisava verificar linha por linha os comandos, aquilo gerava mais perda de tempo do que ganho. Para continuar a tornar a planilha mais eficaz, precisaria me tornar um “garoto de programa” (no bom sentido é claro), já tinha tido uma boa experiência na época da faculdade com C++, foi a onde comecei meus estudos com o VBA (Visual Basic Applications). O programa era basicamente um auxiliar do Excel para programar macros, serem aplicados nas planilhas e saber corrigir os erros das linhas de comando. Com isso comecei a entender o que Mihaly Csikszentmihalyi [2] dizia sobre a relação entre o desafio e o prazer, “O prazer surge na fronteira entre o tédio e a ansiedade, quando os desafios estão equilibrados com a capacidade da pessoa de agir”.
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Todos os empregos têm dias ruins e períodos difíceis e, sem dúvida, em certas épocas, você trabalha apenas para resolver problemas, no meu caso era concertar comandos, que eu mesmo desenvolvia. Às vezes, o simples desafio do trabalho é o principal fator de motivação, foi aí que me aprofundei (ou afundei, depende da referência) mais ainda no Excel. Comecei a desenvolver interfaces, com formulários, comandos mais complexos. Comecei a perceber que eu precisava de mais desafio para prosperar e, quando me via vitorioso em uma atividade, repetidas vezes, a novidade desvanecia e a complacência se estabelecia. Como resultado da complacência, os riscos passam a ser desconsiderados e as perdas começam, repentinamente, a aparecer. A forma como eu abordava os desafios com as planilhas que se apresentam dependente.
Depois de alguns anos trabalhando em algumas industrias, vi a oportunidade de desenvolver planilhas para outras empresas. Seguindo a lógica quanto mais complexa e uma interface bonita, a planilha seria mais eficaz. Assim comecei minha jornada como consultor e desenvolvedor. Tive altos e baixos com as planilhas, pois apesar de resolver os problemas dos meus clientes, me davam muita dor de cabeça, pois muitos erros começaram a surgir, por causa das incompatibilidades das versões do Excel e além de se tornarem pesadas. Foi ai que minha visão começou a se abrir, pois estava fazendo da forma errada, pois devia simplificar e não complicar o meu trabalho. Fui do céu ao inferno com as planilhas, assim comecei a mudar a minha estratégia na construção das mesmas. Foi onde comecei a ter um entendimento maior do conceito de banco de dados no próprio Excel ou Access, assim abandonando a vida de “garoto de programa”, evitando as macros e planilhas complexas com diversas fórmulas. Assim iniciei a simplificação, sem comprometer o resultado.
Depois de alguns anos, comecei a focar em outros projetos e reduzi a dependência das planilhas, desenvolvendo princípios e conceitos mais elaborados e usando o Excel como uma “simples ferramenta”.
E qual foi o resultado? É só continuar lendo aqui: https://goo.gl/29tgYu
Anderson Pizzutti Bortolotto – formado em Física pela UEL e Administração de Empresas pela FECEA, como especialização em Engenharia de Produção e Educação Matemática pela UEL. Consultor em Finanças e Controladoria, além de ser professor de Física. Possui mais de 12 anos de experiência na área financeira e controladoria de empresas de grande e médio porte pelo Brasil. Também atuou no Mercado financeiro como Analista de Investimentos em um Fundo de Investimentos. Apaixonado por números, investimentos e cortar custos, além de mudar a sorte das empresas, principalmente aquelas com graves problemas financeiros.
Notas:
[1] Bill Jellen,VBA E MACROS Microsoft Excel 2013
