O enredo das reuniões improdutivas é quase sempre o mesmo. Você é convidado para uma reunião sobre um assunto já discutido ou muitas vezes sequer sabe a pauta do encontro. Chega no horário, mas os participantes vão chegando aos poucos, muitas vezes atrasando 10, 20 ou até 30 minutos. O “moderador” da reunião abre o assunto, enquanto boa parte dos participantes fica respondendo e-mails ou executando tarefas urgentes para suas áreas de negócio. Você tenta participar, dar algum direcionamento ao encontro, mas muitas vezes a pessoa que precisa estar lá não apareceu na reunião, e raramente aparece mesmo. No final, o grupo prefere marcar outro horário para definir a questão, após pouco mais de 50 minutos de frustração.
Nem sempre a história se desenrola dessa forma, mas a verdade é que reuniões improdutivas ocorrem com frequência nos escritórios em todo o mundo. Vamos pensar em um caso hipotético (mas que há grande probabilidade de já ter ocorrido com você): uma reunião com a presença de 6 pessoas, sendo 2 gerentes, 2 coordenadores e 2 analistas técnicos, representando 3 áreas distintas dentro da empresa. O assunto da reunião era, digamos, sobre o problema A, mas foi discutida a questão B, que sequer havia sido pautada, e não era mais importante do que A (na realidade, a questão A foi trazida à mesa pois um diretor comentou com um dos gerentes presentes na reunião que o assunto B estava o preocupando, embora o encaminhamento à questão já tivesse sido feito por outra área da empresa).
Com isso, uma nova reunião teve de ser agendada para a outra semana, pois o assunto principal (A) não foi debatido. No fim das contas, 45 minutos perdidos, e nada foi resolvido. Mas uma quantia razoável de dinheiro foi deixado na mesa, pois houve um custo do tempo / hora daquelas pessoas naquele encontro. O cálculo desse custo encontra-se logo abaixo:
Assim, a reunião que acabou sendo remarcada custou aos cofres da empresa R$395,00, sem contar com custos menores, como é o caso de eventuais alimentos servidos (biscoitos, ou café), embora essa despesa seja praticamente insignificante perto do valor da hora do funcionário da empresa. Por exemplo, se tivermos 2 reuniões improdutivas por dia durante 1 ano – considerando 252 dias úteis – chegamos ao valor nada descartável de R$ 198 mil! Em outro artigo, o custo de reuniões improdutivas chegam a R$ 900 mil para empresas com 30 colaboradores em média. Imagine se aqueles funcionários engraçadinhos que adoram mudar o foco e fazer piadas ao longo da reunião tivessem que pagar do próprio bolso 50% do custo calculado daquele encontro improdutivo?
Apenas nos Estados Unidos, estima-se que aconteçam 25 milhões de reuniões por dia, entre encontros presenciais e à distância. Desta quantia, a maior parte é classificada como ‘improdutiva’, seja pela dificuldade de foco no assunto principal ou pelo fato dos participantes não darem a devida importância ao tema discutido. Com isso, o custo calculado no país do Tio Sam com as reuniões improdutivas está em incríveis US$ 37 bilhões, que é equivalente ao PIB de 2018 da Bolívia, Costa do Marfim ou de Camarões.
Há várias táticas para reduzir o número de reuniões improdutivas, disponíveis nesse ótimo infográfico. Resumindo, o importante é pautar antes os assuntos a serem discutidos e, por parte dos participantes, evitar a execução paralela de tarefas alheias ao assunto da reunião. Se, de fato, tempo é dinheiro, alguém está pagando caro pela ineficiência e improdutividade dos funcionários em reuniões longas e inconclusivas. Em última instância, são os sócios ou acionistas que pagam esse custo desnecessário, no caso da iniciativa privada, ou toda a sociedade, no caso dos entes públicos.
