O que há em comum entre atividades tão diferentes como a manutenção de pontes e viadutos em São Paulo e a gestão de Arquivos em empresas privadas e instituições públicas?
O incidente com o viaduto que cedeu na Marginal Pinheiros no dia 15 de novembro e causou grande transtorno revelou além de problemas graves de gestão de processos de manutenção de obras públicas, outro aspecto de descaso comum – mas não irrelevante – no cotidiano de muitas instituições e empresas: a situação precária dos Arquivos.
Somente no momento em que as plantas originais foram requisitadas e não foram localizadas, dando origem a uma crise de grande repercussão, o problema da gestão dos documentos entrou na pauta das discussões. Confesso que para mim, que atuo na área de organização de documentos e Arquivo há mais de trinta anos, não foi uma situação inusitada. Costumo dizer que o Arquivo é sempre uma batata quente, que se mantém nas mãos enquanto não nos queima – vamos levando -, mas no momento em que a dor é insuportável queremos passar para frente rapidamente. Simples assim, sem qualquer outra providência.
Os Arquivos, considerados muitas vezes como setores de menor importância da área administrativa, não são simples armazéns de documentos. O Arquivo reúne documentos produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por razões funcionais, administrativas e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa, audiovisual ou digital; são via de regra, exemplares únicos e sua gama é variadíssima, como forma e suporte” (Bellotto, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental 15p.).
Portanto, fazem parte de um amplo sistema, em que a guarda, a organização do “arquivo inativo”, o descarte periódico de documentos e a definição de políticas e ferramentas de acesso, tais como projetos de digitalização de documentos, são parte de um conjunto complexo e integrado de informações. De tal forma, que o Arquivo deve ser responsável pela normatização de todo o sistema documental físico e eletrônico, desde a produção, passando pelo arquivamento, avaliação e critérios de descarte e, finalmente, pela disponibilização da informação.
A descentralização das atividades e dos processos de armazenamento e de gestão de documentos e a ausência de normas corporativas e de procedimentos técnicos em todo o sistema de arquivo contribui para dificultar a comunicação/compartilhamento e o acesso a informações relevantes entre os setores, além do desperdício de recursos e, o mais grave, o comprometimento da segurança da informação.
Do ponto de vista dos documentos permanentes, como no caso das plantas em questão, e em documentos históricos, a situação é ainda mais grave. A falta de critérios de organização, avaliação e armazenamento adequados geram a destruição de muitos documentos e a dispersão dos acervos, causando danos irreparáveis.
Em pleno século de Gestão do Conhecimento é saudável entender que o Arquivo deve ser um setor voltado para a rápida e eficiente disponibilização da informação. Somente dessa forma, o Arquivo deixa de ser uma “batata quente” e o “armazém empoeirado” transforma-se em um setor produtivo, moderno, que agrega valores altamente positivos para a administração das empresas e instituições públicas.
Flávia Borges Pereira Diretora do Tempo&Memória, empresa especializada em organização e gestão de Arquivos e projetos de memória empresarial.
